Duas ou mais pessoas totalmente focadas em debater temas importantes para a empresa. Em teoria, esse é um ambiente produtivo. Na prática, nem sempre as reuniões trazem benefícios ao ambiente corporativo. O tema inspirou até mesmo um livro do especialista em produtividade Christian Barbosa. Na obra “Estou em reunião”, o autor acabou por pedir-me algumas dicas de Programação Neurolinguística para tirar o maior proveito possível desses encontros.

A primeira delas é ter sempre em mente o propósito da reunião. É preciso formular os objetivos de forma clara e afirmativa: exponha a todos o que será debatido e o que se quer alcançar em vez do que se quer evitar.

O segundo ponto é escolher o elenco desse encontro. Nem todos da empresa precisam estar sempre presentes. Uma dica que pode ajudar: use a regra dos dois terços, ou seja, cada convidado deve ter,pelo menos, informações sobre dois de cada três itens agendados. A regra é flexível quando se trata de uma empresa maior e da quantidade de temas que serão tratados.

Procure manter o rapport e a empatia, e fique atento à linguagem não-verbal. Vá além dela, confirmando suas percepções com base no discurso do outro. Isso porque cada pessoa tem seu jeito próprio de agir e reagir, e isso pode gerar confusões. Perguntar e verificar continua sendo o melhor modo de entender melhor qualquer ação.

Ouça e tente entender a versão das outras pessoas. Se não conseguir compreender totalmente após ela ter concluído sua fala, diga que ficou com uma dúvida e faça perguntas. Se é o seu argumento que está sendo questionado, dê no máximo entre três e cinco razões para validar a proposta – mais do que isso pode confundir o outro.

Respeitar a opinião do outro é essencial também para lidar com companheiros de reunião que são um pouco difíceis ou que estão ficando agressivos. Quando você realça pontos comuns e trata as ideias de todos como possibilidades, as pessoas se sentem respeitadas e tendem a aceitar melhor a opinião alheia.

Ao perceber que o foco está se perdendo, sugira uma recapitulação de tudo que já foi decidido. Isso ajuda a mostrar a todos como o tempo foi bem aproveitado e a lembrá-los dos principais objetivos daquele encontro.

Fazer de uma reunião um sucesso depende de um delicado equilíbrio. Uma reunião é bem-sucedida se avançou até onde o grupo aguenta sem perda de tempo. Se todos objetivos não foram alcançados e os participantes estão cansados e já não conseguem tomar decisões, é melhor continuar a discussão em uma próxima vez. Se uma pausa para fazer braintormings ou jogos para estimular a coesão do grupo é necessária, ela não pode ser encarada como tempo perdido.

Se a reunião empacar, é hora de tentar algo novo. Como diz uma máxima conhecida em PNL, “se você continuar fazendo que sempre fez, vai continuar obtendo o que sempre obteve”.

O segredo é simples. Trate os outros como você gostaria de ser tratado e mantenha o foco no grande objetivo. Assim, suas reuniões serão muito mais produtivas e satisfatórias.