O sucesso de uma reunião depende de cada pessoa estar presente física e mentalmente.
por Walkyria Maria Madruga Coelho
A meta essencial de uma reunião é garantir a interação de um grupo em busca de determinados objetivos. As técnicas da Programação Neurolinguística são específicas em relação a esses objetivos: primeiramente, é necessário se perguntar quais são eles e tê-los bem claro na mente. Ao formulá-los, é importante usar termos afirmativos, ou seja, não diga o que você não quer, mas sim o que você quer. Este detalhe garantirá a fluidez da reunião, pois todos entenderão melhor qual é o foco.
Durante a reunião é normal prestar atenção na expressão e gestos, no não verbal, dos outros, mas é preciso tomar cuidado com essa observação. Cada indivíduo reage de modo diferente a um estímulo e muitas vezes é melhor não arriscar uma interpretação. Perguntar e verificar continua sendo o melhor modo de entender melhor qualquer ação. É preciso se basear no que é dito e não somente em percepções não verbais.
Outro ponto importante é decidir quem fará parte da reunião. Para isso, consideramos a regra dos dois terços: cada convidado deve ter informações sobre dois de cada três itens agendados. Esta regra é flexível e pode ser adaptada, de acordo com o tamanho da empresa e de suas reuniões. Consiga tantas informações quanto puder sobre as pessoas que serão chamadas para fazer parte da reunião. É bom conhecer as pessoas com quem você irá lidar.
Ao iniciar uma reunião, prepare-se mentalmente para dar o melhor de si. E fica aqui uma dica: uma técnica bastante utilizada é a de contar uma pequena história ou metáfora aos participantes. Com isso é possível gerar o “estado interno” mais adequado nos presentes, colocando filtros perceptivos úteis para os objetivos da reunião.
O sucesso de uma reunião depende de cada pessoa estar presente física e mentalmente. Lembre-se disso!
