Descubra algumas técnicas para administrar seu tempo de maneira mais eficiente
Apesar de ter participado de inúmeros treinamentos, e ter lido muito sobre como administrar o tempo, até 2006 eu não havia encontrado uma ferramenta que realmente fizesse sentido para mim. Eu começava a utilizar as ferramentas e acabava abandonando no meio do caminho.
Foi então que li o livro do Christian Barbosa, “A Tríade do Tempo” e realmente, a partir daí, planejar o meu tempo virou hobby.
O 1º. ponto – e o mais importante, é que você pare e faça uma reflexão sobre as perguntas abaixo:
- No último bimestre, quantas atividades você fez que realmente proporcionaram diferença em sua vida?
- Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua vida pessoal e profissional?
- Estavam relacionadas com sua missão, objetivos ou pessoas importantes para você?
- No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de problemas urgentes?
- Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver com seus objetivos?
Vantagens de administrar melhor o seu tempo: são várias as vantagens que você tem ao administrar melhor o seu tempo. Veja algumas:
- Obter mais controle do seu trabalho
- Tornar o trabalho mais fácil
- Economizar tempo
- Definir o que é importante para você
- Conseguir fazer o que é importante para você, que hoje você deixa de fazer por falta de tempo
Mas como fazer isto?
O Método das Três Esferas
As três esferas juntas compõem a forma que você utiliza seu tempo, sem haver interseção das esferas.
Identificando sua Tríade
A Esfera da Importância: nesta esfera as atividades são relacionadas com nossas metas, projeto de vida, sonhos e visão de futuro.
- Tarefas importantes têm prazo suficiente para serem feitas. Do contrário seriam urgentes;
- São atividades pessoais, com importância para você;
- Proporcionam algum prazer ao serem executadas;
- Trazem algum resultado positivo;
- Em geral são espontâneas.
Por isso, escreva algumas atividades importantes que você gostaria de fazer nos próximos dias:
A Esfera da Urgência: é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada. De acordo com o autor, o mundo globalizado é dependente da urgência.
Uma tarefa importante, que não recebeu a atenção devida e deixou de ser feita no tempo previsto, pode se tornar urgente.
A Esfera das Circunstâncias: qualquer tipo de atividade que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou outra pessoa – sem a sua vontade total.
Você deixa as circunstâncias tomarem conta da sua vida quando está na posição de passageiro e deixa que a vida faça escolhas para você. Nela, você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte, do que der e vier.
Por exemplo: Alguém te chama para tomar um café, você está cheio de coisas para fazer, mas acaba indo, “porque afinal de contas…”.
A Tríade Ideal
Diminuindo a Esfera da Urgência: a melhor forma de prevenir as urgências é o planejamento. Pense nas atividades urgentes da última semana e responda estas perguntas:
- Por que esta atividade era urgente?
- Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?
- Que atividades posso planejar para evitar essa urgência?
- É possível pedir para alguém me ajudar com essa atividade?
Para diminuir a Esfera da Urgência:
- Planeje, planeje e planeje;
- Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes;
- Quando uma urgência aparecer, aprenda com ela;
- Se possível, tente delegar a urgência para alguém que possa te ajudar;
- Aja imediatamente sobre a urgência;
- Não entre em pânico.
Diminuindo a Esfera das Circunstâncias: Para fugir das circunstâncias além de disciplina e planejamento é necessário mudar hábitos, e isto exige ATITUDE. Por isso, você precisa:
- Definir objetivos para serem alcançados;
- Manter o foco;
- Saber dizer não;
- Pensar nas tarefas circunstanciais da semana passada;
- Quantas poderiam ser eliminadas com um simples não?
- Quantas não tinham nada a ver com seus objetivos?
- Quantas poderiam ter sido delegadas?
Para diminuir a Esfera das Circunstâncias:
- “Não” foi a palavra mais ouvida na sua infância, portanto é familiar;
- Seja sincero;
- Não aceite chantagens;
- Seja simpático, sem agressividade ou mentiras;
- Não tenha medo e não volte atrás.
Assuma a responsabilidade: se você quer diminuir a esfera da circunstância e urgência, é preciso assumir a responsabilidade por essas decisões. Assuma também uma postura mais assertiva e proativa.
Comece a tomar iniciativa na sua vida, controlar seus sentimentos, e ser mais ativo. Com isso, você também irá parar de culpar os outros por tudo e se sentirá mais agradecido.
A coisa mais divina que há no mundo é viver cada segundo como nunca mais.
Por: Fernanda Palácios
