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Descubra algumas técnicas para administrar seu tempo de maneira mais eficiente

Apesar de ter participado de inúmeros treinamentos, e ter lido muito sobre como administrar o tempo, até 2006 eu não havia encontrado uma ferramenta que realmente fizesse sentido para mim. Eu começava a utilizar as ferramentas e acabava abandonando no meio do caminho.

Foi então que li o livro do Christian Barbosa, “A Tríade do Tempo” e realmente, a partir daí, planejar o meu tempo virou hobby.

O 1º. ponto – e o mais importante, é que você pare e faça uma reflexão sobre as perguntas abaixo:

No último bimestre, quantas atividades você fez que realmente proporcionaram diferença em sua vida?
Foram atividades que trouxeram resultados reais para sua vida pessoal e profissional?
Estavam relacionadas com sua missão, objetivos ou pessoas importantes para você?
No último mês, quanto tempo foi dedicado à resolução de problemas urgentes?
Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver com seus objetivos?

Vantagens de administrar melhor o seu tempo: são várias as vantagens que você tem ao administrar melhor o seu tempo. Veja algumas:

Obter mais controle do seu trabalho
Tornar o trabalho mais fácil
Economizar tempo
Definir o que é importante para você
Conseguir fazer o que é importante para você, que hoje você deixa de fazer por falta de tempo

Mas como fazer isto?

O Método das Três Esferas

As três esferas juntas compõem a forma que você utiliza seu tempo, sem haver interseção das esferas.

Identificando sua Tríade

A Esfera da Importância: nesta esfera as atividades são relacionadas com nossas metas, projeto de vida, sonhos e visão de futuro.

Tarefas importantes têm prazo suficiente para serem feitas. Do contrário seriam urgentes;
São atividades pessoais, com importância para você;
Proporcionam algum prazer ao serem executadas;
Trazem algum resultado positivo;
Em geral são espontâneas.

Por isso, escreva algumas atividades importantes que você gostaria de fazer nos próximos dias:

A Esfera da Urgência: é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não for executada. De acordo com o autor, o mundo globalizado é dependente da urgência.

Uma tarefa importante, que não recebeu a atenção devida e deixou de ser feita no tempo previsto, pode se tornar urgente.

A Esfera das Circunstâncias: qualquer tipo de atividade que você é levado a fazer em função de uma situação, condição, ambiente ou outra pessoa – sem a sua vontade total.

Você deixa as circunstâncias tomarem conta da sua vida quando está na posição de passageiro e deixa que a vida faça escolhas para você. Nela, você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte, do que der e vier.

Por exemplo: Alguém te chama para tomar um café, você está cheio de coisas para fazer, mas acaba indo, “porque afinal de contas…”.

A Tríade Ideal

Diminuindo a Esfera da Urgência: a melhor forma de prevenir as urgências é o planejamento. Pense nas atividades urgentes da última semana e responda estas perguntas:

Por que esta atividade era urgente?
Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?
Que atividades posso planejar para evitar essa urgência?
É possível pedir para alguém me ajudar com essa atividade?

Para diminuir a Esfera da Urgência:

Planeje, planeje e planeje;
Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes;
Quando uma urgência aparecer, aprenda com ela;
Se possível, tente delegar a urgência para alguém que possa te ajudar;
Aja imediatamente sobre a urgência;
Não entre em pânico.

Diminuindo a Esfera das Circunstâncias: Para fugir das circunstâncias além de disciplina e planejamento é necessário mudar hábitos, e isto exige ATITUDE. Por isso, você precisa:

Definir objetivos para serem alcançados;
Manter o foco;
Saber dizer não;
Pensar nas tarefas circunstanciais da semana passada;
Quantas poderiam ser eliminadas com um simples não?
Quantas não tinham nada a ver com seus objetivos?
Quantas poderiam ter sido delegadas?

Para diminuir a Esfera das Circunstâncias:

“Não” foi a palavra mais ouvida na sua infância, portanto é familiar;
Seja sincero;
Não aceite chantagens;
Seja simpático, sem agressividade ou mentiras;
Não tenha medo e não volte atrás.

Assuma a responsabilidade: se você quer diminuir a esfera da circunstância e urgência, é preciso assumir a responsabilidade por essas decisões. Assuma também uma postura mais assertiva e proativa.

Comece a tomar iniciativa na sua vida, controlar seus sentimentos, e ser mais ativo. Com isso, você também irá parar de culpar os outros por tudo e se sentirá mais agradecido.

A coisa mais divina que há no mundo é viver cada segundo como nunca mais.

Por: Fernanda Palácios